Як організувати масштабну подію в онлайні: досвід організаторів Wikimedia Hackathon 2020

Wikimedia Hackathon у 2020 році став першою масштабною вікімедійною подією, що відбулася повністю онлайн. Як проводили захід, на який «ніхто не прийшов», але всі були присутні, які виклики постали перед організаторами і на що варто звернути увагу, готуючи велику онлайн-подію, розповідає Рейчел Фарранд, івент-менеджерка Фонду Вікімедіа і членкиня організаційної команди Вікіхакатону.


Як виникла ідея онлайн-події? Як цю ідею зустріли? Чи був хтось проти проведення онлайн-хакатону або скептично до цього поставився?

Рейчел Фарранд
Автор: Myleen Hollero [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

Ідея провести хакатон онлайн виникла, оскільки ми планували зробити звичайний офлайн-хакатон у цей час, але він був скасований через COVID-19. Багато членів спільноти все одно хотіли, щоб подія відбулась, тому я вирішила подивитись, чи вдасться мені знайти додаткових людей, які могли б допомогти з організацією, щоб зробити таку подію можливою.

Більшість людей дуже захопились цією ідеєю і хотіли допомогти. Людям було цікаво поекспериментувати із віртуальними подіями та інструментами для їх проведення. Хтось вважав, що це потребуватиме надто великих зусиль, що не вийде зробити подію колективною, і що в нас будуть проблеми із допомогою новачкам — але більшість реакцій були дуже оптимістичними.

Що б ви хотіли сказати організаторам майбутніх онлайн-подій, які б поради їм дали? Яких помилок слід уникати?

Я би порадила не намагатися зробити їх абсолютно такими самими, як і офлайн-події. Є речі, від яких треба буде відмовитись або зробити інакше. Наприклад, [цього разу] у нас не було спеціальної реєстраційної форми, тому ми не знали точної кількості учасників наперед. Також у нас не було можливості надсилати електронні листи всім учасникам завчасно до події, як це завжди робиться.

Ми могли б зробити реєстрацію обов’язковою, але тоді було б складно залишати подію одночасно відкритою і доступною, але також обмеженою тільки для тих, хто зареєструвався.

Крім того, ми витратили досить багато часу, готуючи соціальні події, і думаючи над тим, як залучити людей і спонукати їх взаємодіяти одне з одним. У цьому нам допоміг сервіс «Remo» [особливістю сервісу для онлайн-конференцій «Remo» є те, що в ньому є декілька «конференційних кімнат», хоча на хакатоні використовувалась лише одна. В кожній кімнаті є «сцена» та «столи» для учасників. Кожен учасник може спілкуватись лише із тими, хто сидить з ним за одним «столом» та чути доповідача, який перебуває на «сцені»].

Моєю головною порадою майбутнім організаторам буде: беріть і пробуйте. Поки у нас ще мало досвіду успішного проведення онлайн-подій для конкретних видів спільнот, все це вимагатиме спроби зробити щось вперше, щоб подивитись, працює це чи ні. Краще спробувати, ніж чекати!

Щодо того, чого слід уникати, я би сказала, що кожному із членів організаційної команди не варто сидіти за монітором постійно. Повертаючись до попереднього пункту, переконайтесь, що у вас достатньо організаторів, щоб люди могли і приділяти час роботі, і відпочивати під час події. При цьому має бути гнучкість вибору для організаторів брати перерви і бути впевненим, що є ще хтось, хто може взятися до роботи, якщо виникне така необхідність.

Що було простіше і що було складніше, у порівнянні з проведенням офлайн-події?

Більшість вікімедійних подій, які ми робимо, є міжнародними, і цей міжнародний аспект зробив цю подію одночасно простішою і складнішою. Було простіше, бо ні в кого не було десинхронозу! Нікому не відмовили у візі! Нікому не довелось відмовитись від участі через брак коштів на подорож або неможливість відпроситися з роботи.

Але це також було складніше, оскільки ми намагалися провести подію в різних часових поясах. Від цього не існує панацеї, але ми зробили так, щоб у нас були фасилітатори в різних часових поясах, які могли б не спати в різний час.

Ми також вирішили не робити офіційну церемонію відкриття, а натомість записали вступне відео, яке люди могли переглянути, коли прокинуться і почнуть щось робити. Не кожен зміг взяти участь в усьому, але ми постаралися зробити так, що люди з кожного часового поясу могли би взяти участь в соціальних і в робочих сесіях. Крім того, ми вирішили в основному підлаштовувати активності під часовий пояс того місця, де першопочатково планувалось провести офлайн-подію [Тірана, Албанія]. Якби ми провели кілька подій замість одного хакатону, ми б, мабуть, зміщували основний часовий пояс від події до події, щоб зробити їх доступними більшій кількості людей.

Однією з основних переваг офлайн-подій є те, що нові люди можуть прийти і познайомитись із кимось, отримати знання від когось більш досвідченого. Чи брали участь в хакатоні новачки, і якщо так, яким був їхній досвід?

Так! У нас в хакатоні брали участь новачки. Я не можу говорити від імені їх усіх, оскільки ми не проводили опитування після події, але я чула позитивні відгуки щодо процесу адаптації та щодо доступних соціальних подій. В нас також було доволі багато ознайомчих лекцій, зрозумілих для новачків. Врешті-решт, деякі новачки представляли свої проєкти на «шоукейсі». В нас також були спеціальні інструкції для новачків та окремий спеціальний чат [в Телеграмі], до якого новачки могли приєднатись, ставити запитання та отримувати допомогу. Там нам вдалося успішно відповісти на всі їхні запитання. Я припускаю, що могли бути хоча б декілька новачків, які зазирнули до нас, подивились на все, і зрештою вирішили не брати участь, але в організаторів не було способу про це дізнатись. Я думаю, що маленькі сесії, де новачки могли б навчатися і ставити питання в маленьких групах, могли б бути найбільш корисними.


Розмову вів Антон Обожин (Користувач:Tohaomg).

Читайте і дивіться також:

Опубліковано у Закордонний досвід, Конференції. Додати до закладок постійне посилання.

Напишіть відгук

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out /  Змінити )

Google photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google. Log Out /  Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out /  Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out /  Змінити )

З’єднання з %s